Co zawiera świadectwo pracy? Treść świadectwa pracy została określona w art. 97 § 2 k.p., zgodnie z którym w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące: – informacja o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Ponadto do tej kategorii zalicza się także inne informacje niezbędne Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot. Również w części C akt osobowych przechowujemy potwierdzenie dokonanych potrąceń.? Uwaga!!! To nie oznacza, że w aktach osobowych trzymamy całą Okres 10 lat na przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych po 2019 roku, kiedy to doszło do zmiany przepisów. Okres 50 lat będzie obowiązywał co do osób zatrudnionych przed 1999 rokiem. Co do tych osób nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Świadectwo pracy jest dokumentem zawierającym informacje o zakończonym zatrudnieniu. Urlop ojcowski jest ważnym uprawnieniem, które przysługuje ojcom po narodzinach dziecka. Mimo że nie jest bezpośrednio uwzględniany jako oddzielna pozycja w świadectwie pracy, jest on uwzględniany w okresie zatrudnienia. Ojciec ma prawo do płatnego urlopu ojcowskiego, który może podzielić na części zgodnie z preferencjami i umową Vay Tiền Trả Góp 24 Tháng. W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu. Problem W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Czy informacja ta ma wskazywać ogólnie liczbę lat, przez jakie będą przechowywane akta osobowe, czy podawać konkretne daty? Czy w razie wytoczenia powództwa, gdy zmienia się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przekazać byłemu pracownikowi nową informację w tym zakresie? Rada Wydawana wraz ze świadectwem pracy informacja dotycząca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna wskazywać konkretny okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który tę informację otrzymuje. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji byłemu pracownikowi w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Uzasadnienie Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia pracownika i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Grupa pracowników Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. i później Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowelizacji. Pracodawca będzie przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r. W przypadku takich zatrudnionych nie będzie możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca będzie ją przechować przez 50 lat. Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Załóżmy, że w marcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 2 stycznia 2019 r., 1 stycznia 2018 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1998 r. Do świadectw pracy za umowy o pracę zawarte 2 stycznia 2019 r. i 1 stycznia 2018 r. pracodawca musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. i zakończy 31 grudnia 2029 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do 31 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) będzie stroną tego postępowania - wówczas będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż doupływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony; 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie stworzył jednak w tym przypadku obowiązku informowania byłych pracowników o zmianach w zakresie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek nie wynika ani z nowych przepisów Kodeksu pracy, ani z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nie można go również domniemywać, gdyż - jak ma to miejsce w odniesieniu do zmiany formy prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - wprowadza się wyraźnie obowiązek przekazania informacji o tym byłym pracownikom. Skoro takiego obowiązku w tym przypadku nie ma, to pracodawca nie będzie zobligowany do informowania byłych pracowników o wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji. Podstawa prawna: art. 1 pkt 3-4, art. 7, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - z 2018 r. poz. 357 Data dodania: Data i godzina aktualizacji: g. 0:00 W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Czytaj w LEX: Świadectwo pracy - zasady wypełniania na przykładach > Art. 94(6) Kodeksu pracy stanowi, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Informacja przekazywana pracownikowi powinna być konkretna i zindywidualizowana. Zobacz w LEX: Termin wydania świadectwa pracy w przypadku ustania stosunku pracy w dniu wolnym od pracy > Wzór świadectwa pracy Od 29 czerwca 2019 r. w świadectwie pracy nie ma już miejsca na imiona rodziców. Z kolei od dnia 7 września 2019 r. z art. 97 § 2(1) Kodeksu pracy wynika, że pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy. Edytowalny wzór świadectwa pracy, obowiązujący w 2021 roku, jest dostępny w LEX Kadry > Pracodawca ma obowiązek zniszczenia poprzednio wydanego pracownikowi świadectwa pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści w razie wydania pracownikowi nowego dokumentu. Zobacz procedurę w LEX: Konsekwencje błędów lub niewydania świadectwa pracy > Kodu QR na świadectwie pracy jednak nie będzie Jakiś czas temu pojawiły się zapowiedzi, że każda strona pomocniczego wzoru świadectwa pracy miała zostać wyposażona w domyślny stały fotokod (kod QR) w prawym górnym rogu strony. Miało to służyć realizacji celów projektowanej ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, a więc np. osobom z dysfunkcją wzroku. Jednak w trakcie prac nad projektem postanowiono, że pomocniczy wzór świadectwa pracy nie będzie zawierał kodów QR, a to z uwagi na różną liczbę stron wydawanego świadectwa pracy – zależną od ilości informacji koniecznych do zamieszczenia w tym świadectwie w odniesieniu do konkretnego pracownika. Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX Kadry: Dokumentacja pracownicza w praktyce – jakie błędy popełniają pracodawcy i jak ich unikać? - szkolenie online > Świadectwo pracy – roszczenia pracownika z tytułu błędnego wystawienia > ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji. Szczegóły Opublikowano: 30 marzec 2017 Odsłony: 2687 Wiele osób zajmujących się kadrami w firmie ma dylemat, jak prawidłowo powinno wyglądać przechowywanie dokumentów w aktach osobowych?Które dokumenty muszą być przechowywane w aktach, a które niekoniecznie. Postaramy się poniżej rozwiać Wasze wątpliwości. Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych - podstawa prawnaZ art. 94 pkt 9a kp wynika, iż pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracowników. To co powinno znajdować się w aktach osobowych pracownika, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W rozporządzeniu wyróżnione są trzy części, na które powinny składać się akta: część A, B i części A umieszcza się wszelkie dokumenty zebrane podczas ubiegania się o zatrudnienie np. części B - dokumenty zebrane w okresie trwania zatrudnieniaW części C - dokumenty w związku z jego zwrócić uwagę, iż w ostatnich dwóch przypadkach ustawodawca posłużył się sformułowaniem "w tym" co oznacza, że pracodawca może również umieścić dokumenty inne niż wymienione w ustawie. W takim razie gdzie przechowywać dokumenty, które nie zostały wskazane w ustawie, a są powszechnie używane w obiegu kadrowym?Wnioski urlopoweUstawodawca nie zakazał przechowywania w omawianym zbiorze dokumentów wymienionych powyżej, aczkolwiek przepisy rozporządzenia przemawiają za wyłączeniem ich z dokumentacji akt osobowych. Wniosek o urlop wypoczynkowy w formie papierowej czy elektronicznej jest dokumentem z zakresu czasu pracy, stosowanym na podstawie regulaminów wewnątrzzakładowych czy instrukcji. Ewidencja czasu pracy, w skład której wchodzi urlop wypoczynkowy, jest dokumentem bezwzględnie wymaganym, jednakże nie został on wyszczególniony jako obowiązkowo przechowywany w części B akt osobowych - w związku z czym, tym trudniej uznać, że należy w niej przechowywać wnioski o urlop wypoczynkowy. Dodatkowym potwierdzeniem przemawiającym za odstąpieniem od przechowywania w aktach wniosków o urlop wypoczynkowy jest stosunkowo duża ich liczba. Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych dotyczących urlopów utrudniałoby korzystanie z nich. Powszechnie przechowuje się wnioski urlopowe przy ewidencji czasu pracy, co wydaje się rozsądne i praktyczne. Zaświadczenia lekarskieZ dokumentem ZUS ZLA, czyli z zaświadczeniem lekarskim, ma miejsce podobna sytuacja jak z wnioskami urlopowymi - z tą różnicą, że dopóki funkcjonuje jeszcze w formie papierowej, to dokument ten, po odnotowaniu w ewidencji czasu pracy, powinien być przechowywany z dokumentacją płacową. PIT-2Dokument ten nie został określony w omawianym rozporządzeniu jako dokument obowiązkowo przechowywany w aktach osobowych. Jest on jednakże niezbędny i koniecznie wymagany do przedłożenia w okresie zatrudnienia (po zawarciu umowy). Pracownik zobowiązany jest taki dokument przedłożyć, co wynika z art. 32 ust. 3 ustawy o pdof. Pracodawca może przechowywać takie oświadczenie poza aktami pracowniczymi, jednakże ze względów praktycznych jest wygodne umieszczanie dokumentu w aktach osobowych. Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychoduZakład pracy przy obliczaniu zaliczki na pdof stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Wynika to z art. 32 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof. W tej sytuacji dokument ten może podlegać włączeniu do części B akt osobowych. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia akt osobowych nie wspomina się o tym oświadczeniu, jednak w doktrynie omawianego zagadnienia dominuje pogląd, iż oświadczenia tzw. podatkowe (PIT-2 i o stosowaniu podwyższonych kosztów) można też przechowywać w wyodrębnionym do tego celu zbiorze dokumentów. Oczywiście nie musisz o tym wszystkim pamiętać, wystarczy że zlecisz nam opiekę nad dokumentacją kadrową i my o wszystko zadbamy aby wszystko było zgodne z ustawami i odpowiednimi rozporządzeniami. Informacja o okresie przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej Obowiązujący od 1 stycznia 2019 r. art. 946 kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do wydawania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy papierowej lub elektronicznej informacji, w której należy wskazać: 1) okres przechowywania dotyczącej pracownika dokumentacji, 2) możliwość jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ustawowego okresu przechowywania, 3) zastrzeżenie, że w przypadku jej nieodebrania dokumentacji w ww. terminie ulegnie ona zniszczeniu. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wątpliwości Przepis ten budzi wątpliwości co do zakresu podmiotowego pracowników, wobec których pracodawca powinien zrealizować zawarty w nim obowiązek. Jego brzmienie sugeruje bowiem, że omawianą informację należy wydać każdemu pracownikowi, którego stosunek pracy ustaje po 31 grudnia 2018 r. Wątpliwości tych nie rozstrzygają również w sposób jednoznaczny przepisy przejściowe ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( z 2018 r. poz. 357), która wprowadziła przedmiotowy przepis do kodeksu pracy. Niemniej jednak, na tle art. 7 ust. 1 tejże ustawy uzasadniona jest teza, że informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej wydajemy wyłącznie pracownikom zatrudnionym u danego pracodawcy po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. Chodzi zatem o pracowników, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tzn. uległ rozwiązaniu lub wygasł. Rozstrzygającym w tym zakresie kryterium jest zatem moment zatrudnienia u danego pracodawcy. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wyłączenia Tym samym obowiązek, o którym mowa w art. 946 kodeksu pracy nie ma charakteru uniwersalnego. Nie dotyczy on pracowników zatrudnionych: przed 1 stycznia 1999 r., których dokumentację należy zawsze przechowywać przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy, bez możliwości skrócenia tego okresu; pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., których dokumentacja również objęta jest 50-letnim okresem przechowywania, z możliwością jego skrócenia do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raporty informacyjne dotyczące danych pracowników. Przy czym, w odniesieniu do pracowników wymienionych powyżej w pkt b) pracodawca spełnia obowiązek informacyjny w innym trybie. A mianowicie informuje ich o możliwości i terminie odbioru dokumentacji w związku ze skróceniem okresu jej przechowywania, do którego dochodzi na skutek złożenia raportów informacyjnych dotyczących tychże pracowników. Takie stanowisko zajmuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (zob. Ubezpieczenia i Prawo Pracy Nr 3 (477) z dnia r.). Więcej informacji na temat nowych terminów przechowywania akt pracowniczych oraz nowych obowiązków pracodawców wynikających ze zmian w Prawie Pracy otrzymasz podczas szkoleń dla działów kadr. Autor artykułu: dr Piotr Wąż Uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Wieloletni prawnik Państwowej Inspekcji Pracy i członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy. Wykładowca OSiI Effect, autor popularnego cyklu szkoleń i wielu innych propozycji szkoleń z Prawa Pracy i BHP: Kontrowersje i trudne przypadki z zakresu bhp i prawa pracy Tutaj znajdziesz inne ciekawe artykuły: Dyskryminacja i mobbing w miejscu pracy Akta osobowe Asertywna komunikacja Zgłoś Udostępnij Informacja o przechowywaniu i odbiorze dokumentacji pracowniczej Uprzejmie informuję iż : 1. Pana dokumentacja pracownicza będzie przechowywana przez okres 10 lat ,licząc od końca roku kalendarzowego , w którym Pana stosunek pracy uległ rozwiązaniu tj…… 2. Przysługuje Panu możliwość odbioru Pana dokumentacji pracowniczejdo końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania , o którym mowa w niniejszej Informacji. 3. W razie nieodebrania dokumentacji w okresie , o którym mowa w niniejszej Informacji ,dokumentacja zostanie zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści , w terminie do 12 miesięcy po upływie tego okresu. W tym terminie do czasu zniszczenia –dokumentacja pracownicza będzie mogła być Panu wydana. Cytuj Odnośnik do komentarza Udostępnij na innych stronach

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy